„Contabilul” care îți poate afecta afacerea. Greșeala ce poate costa până la 20.000 de lei.

Contabilitatea externalizată: Riscuri și reglementări

Conform legislației, atunci când contabilitatea unei societăți nu este organizată printr-un compartiment propriu, aceasta poate fi gestionată printr-un contract de prestări servicii cu persoane fizice sau juridice autorizate, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR). Renate Popescu, președinta CECCAR – Filiala Bihor, a subliniat că există antreprenori care aleg să colaboreze cu persoane care oferă servicii contabile fără a avea acreditările necesare. „Am primit sesizări de la antreprenori cu privire la persoanele cu care au încheiat contracte pentru servicii contabile și am descoperit că acestea nu fac parte din organismul nostru profesional”, afirmă Popescu.

Reglementări legale privind contabilitatea externalizată

Legea contabilității nr. 82/1991 stipulează că, în cazul în care o firmă nu își organizează contabilitatea intern, poate recurge la servicii externe, însă contractul trebuie să fie încheiat cu persoane fizice sau juridice autorizate. De asemenea, Ordonanța Guvernului nr. 65/1994 reglementează profesia de expert contabil și contabil autorizat, stabilind cadrul pentru relația dintre profesionist și client. Astfel, firma care alege externalizarea nu poate considera suficient ca prestatorul să se prezinte ca „contabil” și să ofere servicii contra cost; calitatea profesională și dreptul de exercitare trebuie să fie verificabile.

Este esențial ca relația dintre firmă și prestator să fie formalizată printr-un contract scris, care să definească serviciile oferite, responsabilitățile fiecărei părți, modalitatea de transmitere a documentelor și condițiile colaborării. Un acord informal poate crea probleme atunci când apar neclarități legate de declarațiile fiscale, termene ratate sau erori în documentele contabile, deoarece responsabilitatea fiecărei părți devine mai greu de stabilit.

Consecințe și sancțiuni pentru nerespectarea reglementărilor

Problemele nu se limitează doar la statutul persoanei care se ocupă de contabilitate. Firmele care nu respectă reglementările privind organizarea contabilității pot fi supuse unor sancțiuni contravenționale, amenzile putând ajunge până la 20.000 de lei, în funcție de gravitatea abaterii. Renate Popescu subliniază că riscurile pentru antreprenori nu se rezumă doar la aspectele financiare. „O contabilitate gestionată de o persoană neautorizată expune firma la riscuri suplimentare. În cazul unui litigiu, al unui control fiscal sau al unui prejudiciu, protecția oferită de răspunderea profesională și asigurarea de răspundere civilă, de care experții contabili și contabilii autorizați sunt obligați să beneficieze, nu mai există. Astfel, firma rămâne vulnerabilă în fața eventualelor erori sau prejudicii cauzate de «contabilul» ales”, explică președinta CECCAR Bihor.

Un profesionist autorizat are obligații specifice legate de exercitarea profesiei, inclusiv responsabilități în ceea ce privește răspunderea profesională și asigurarea obligatorie. Colaborarea cu o persoană neautorizată poate conduce la consecințe financiare și fiscale în cazul unor greșeli, fără aceleași mecanisme de protecție. În plus, „contabilul” neautorizat poate fi supus și unor sancțiuni penale, conform legislației actuale.

Exercitarea profesiei de contabil de către persoane neautorizate

Exercitarea atribuțiilor specifice profesiei de expert contabil sau de contabil autorizat de către persoane neautorizate constituie o infracțiune, conform avertizărilor referitoare la prevederile OG nr. 65/1994. În funcție de încadrarea juridică, această faptă poate fi considerată o încălcare a normelor legale referitoare la exercitarea unei profesii pentru care este necesară autorizarea. Codul penal stipulează că în această situație se poate aplica o pedeapsă cu închisoarea de la trei luni la un an sau o amendă penală. De asemenea, pentru profesioniștii care sunt membri CECCAR, există un sistem de răspundere disciplinară. Încălcarea normelor profesionale sau etice poate atrage sancțiuni ce variază de la mustrări și avertismente scrise, până la suspendarea dreptului de exercitare a profesiei sau, în cazuri severe, interzicerea acesteia.

Importanța verificării statutului profesional

Înainte de semnarea unui contract, orice companie sau persoană fizică ar trebui să verifice dacă profesionistul sau societatea de contabilitate este inclusă în Tabloul CECCAR. Această verificare este esențială și se poate realiza pe site-ul oficial al CECCAR, în secțiunea dedicată „Tabloul membrilor”, care include atât persoane fizice – experți contabili și contabili autorizați, cât și persoane juridice – societăți de expertiză contabilă și societăți de contabilitate. Tabloul evidențiază membrii activi care au dreptul de a exercita profesia și pe cei inactivi.

Ce trebuie să verifice un antreprenor înainte de colaborare

Antreprenorul trebuie să realizeze mai multe verificări înainte de a semna un contract, nu doar să compare tarifele oferite de diverși prestatori. Primul pas este confirmarea dreptului de exercitare a profesiei. Persoana sau societatea aleasă pentru gestionarea contabilității trebuie să fie listată în Tabloul CECCAR și să dețină dreptul legal de a profesa. Această verificare este relevantă atât pentru persoane fizice, cât și pentru societăți de contabilitate. De asemenea, antreprenorul ar trebui să se asigure că statutul membrului este activ. Tabloul CECCAR face distincție între profesioniștii activi și cei inactivi, iar verificarea statutului profesional ar trebui să fie o practică standard înainte de orice colaborare.

Aspecte de luat în considerare în colaborarea cu un contabil

Pe lângă statutul profesional, antreprenorul trebuie să fie atent la modul în care este stabilită colaborarea. Contractul de prestări servicii ar trebui să includă termene pentru transmiterea documentelor, responsabilitățile fiecărei părți, modalitățile de comunicare și procedurile aplicabile în cazul erorilor sau lipsurilor în documentele contabile. Experiența prestatorului în domeniul specific al activității firmei este, de asemenea, un factor important. O societate cu angajați, care gestionează stocuri sau desfășoară operațiuni intracomunitare, poate avea nevoi diferite față de una cu activitate limitată. Profesionistul contabil trebuie să înțeleagă natura activității clientului, să identifice riscurile, să respecte termenele, să semnaleze documentele incomplete și să ofere informații utile pentru luarea deciziilor.

Rolul profesionistului contabil

Pentru unii antreprenori, un serviciu contabil de calitate se reduce la introducerea facturilor și depunerea la timp a declarațiilor fiscale. Totuși, rolul profesionistului contabil este mult mai complex. Acesta trebuie să contribuie activ la gestionarea financiară a afacerii, asigurându-se că toate aspectele contabile sunt corect tratate și că antreprenorul beneficiază de suportul necesar pentru a lua decizii informate.

Importanța contabilității corecte pentru afaceri

Contabilitatea corectă oferă firmelor o imagine clară asupra situației lor financiare și fiscale. Documentele incomplete, erorile de înregistrare sau neîndeplinirea obligațiilor la termen pot avea consecințe ce depășesc cu mult costul lunar al serviciilor contabile. Un serviciu contabil de calitate nu se limitează doar la introducerea facturilor într-un program și transmiterea declarațiilor.

Este esențial ca profesionistul contabil să respecte reguli de etică, confidențialitate și competență profesională, având obligația de a-și menține pregătirea profesională. Din perspectiva antreprenorului, externalizarea contabilității ar trebui să fie percepută ca o măsură de protecție a afacerii, nu doar ca o modalitate de reducere a cheltuielilor administrative.

Prețul reprezintă, în mod natural, un criteriu important în alegerea unui furnizor de servicii contabile. Totuși, acesta nu ar trebui să fie singurul factor luat în considerare. Un tarif mai mic poate părea atrăgător pe termen scurt, dar dacă serviciile sunt prestate fără competența, autorizarea și asumarea responsabilității necesare, eventualele erori pot genera costuri mult mai mari pentru companie.

Înainte de semnarea contractului, este crucial să se verifice statutul profesional al prestatorului și să se stabilească clar responsabilitățile. Un tarif aparent mai redus poate deveni extrem de costisitor atunci când nu există competență, autorizare și asumarea răspunderii necesare. Verificarea contabilului nu ar trebui să fie o formalitate făcută doar după apariția unei probleme. Câteva minute investite înainte de începerea colaborării pot ajuta la evitarea unor riscuri care, odată apărute, pot fi mult mai dificile de gestionat.